Hollen, vliegen, draven: timemanagement
Door: Caroline Soesbergen
Trainer
De wereld van de arbeid in 2015 biedt de mens weinig rust. We hebben het allemaal ontzettend druk. Organisaties veranderen, taken en verantwoordelijkheden verschuiven voortdurend. Tegelijkertijd blijkt dat we slecht in staat zijn om onze tijd tijdens het werk te beheren. We verkwisten veel tijd aan dingen die weinig of niets bijdragen, maar die toch in stand worden gehouden. Zo kan een stressvolle en drukke werkdag toch voelen als een nutteloze dag, waarin niets gepresenteerd is. Hoe ga je dat tegen? Het antwoord is timemanagement: 1x per dag ervoor gaan zitten met je agenda en activiteitenlijst om het evenwicht te vinden tussen de tijd die je tot je beschikking hebt en het werk dat je moet doen. Voor je eigen welzijn. In dit artikel helpen we je vast een beetje op weg.
Onderbrekingen
De gemiddelde werknemer wordt op zijn werk zo’n 20 tot 30 keer per dag gestoord;
door
de telefoon, door e-mail, door collega’s en ga zo maar door. Bij een vijfdaagse werkweek betekent dat 100 tot 150 keer per week. In een hele maand word je dus 400 tot 700 keer van je werk gehaald. Veel mensen zullen deze onderbrekingen als onderdeel van hun werkzaamheden beschouwen, maar ze realiseren zich niet dat deze onderbrekingen een aanslag op hun concentratie betekenen. En daarmee ook een aanslag op hun productiviteit.
Een van de eerste stappen van timemanagement is dan ook het elimineren van en leren omgaan met deze onderbrekingen:
De telefoon: plan storingsvrije uren waarin je de telefoon niet opneemt. Zorg er wel voor dat je je voicemail aan hebt staan of dat iemand anders boodschappen voor je kan noteren.
E-mail: beantwoord niet direct ieder mailtje dat binnenkomt, maar plan in je agenda een aantal momenten per dag waarop je dat doet. Outlook heeft de mogelijkheid notificaties en geluiden van binnenkomende mailtjes uit te zetten, waardoor je ook niet in de verleiding komt. Nog beter: Outlook gewoon afsluiten.
Opgeruimd bureau
Het is een cliché, maar daarom nog niet minder waar: Een opgeruimd huis (bureau), is een opgeruimde geest. Je kunt niet goed werken als er stapels papieren op je bureau liggen. Want waar moet je beginnen? Het is geen oplossing alles bij elkaar te gooien en in een la te gooien. Je moet overzicht creëren.
Je kunt je werk in drie soorten informatie onderscheiden:
ACTIE
BEWAREN
ROMMEL
Maak vakjes of mapjes en besteed iedere ochtend een half uur aan het opruimen van je spullen.
Wilt u meer tips of persoonlijke advies? Volg dan eens onze training timemanagement, inclusief e-learning pakket.